Aide à la préparation du processus budgétaire – Retour d’expérience Vals de Saintonge Communauté x Manty

, Aide à la préparation du processus budgétaire – Retour d’expérience Vals de Saintonge Communauté x Manty


Pouvez-vous présenter Manty ?

Manty est une jeune entreprise, fondée en 2017, qui a pour volonté d’aider les administrations à être plus efficaces grâce à leurs données. La société propose une plateforme qui se connecte à toutes les sources de données des administrations (financières, RH, services techniques, population, open data etc.) et sert de base pour faire fonctionner des modules spécifiquement construits par Manty pour le secteur public, comme des solutions décisionnelles ou des modules de préparation budgétaire, mais aussi des solutions externes d’autres éditeurs.

Manty travaille aujourd’hui avec une centaine d’administrations : des communes, des intercommunalités et des départements – comme la métropole de Clermont, la ville de Limoges ou encore la Réunion – ainsi que des SDIS (services départementaux d’incendie et de secours) et des opérateurs d’État (organismes distincts de l’État, au statut juridique public ou privé et auxquels est confiée une mission de service public de l’État).

Vous proposez Manty Budget, un logiciel métier de préparation budgétaire, destiné aux administrations. En quoi cette préparation consiste-elle et pourquoi est-ce un sujet important pour les administrations ?

Le budget, voté annuellement, est un outil particulièrement important pour les administrations tant au niveau politique que financier. Il permet de définir les priorités stratégiques de l’administration pour l’année à venir, en prévoyant et autorisant les dépenses et les recettes qui vont mettre en œuvre les politiques publiques des élus. La préparation du budget est donc un moment majeur pour ces structures, et est constitué de différentes étapes comprenant le cadrage, les propositions des services, la consolidation du budget, les conférences budgétaires et enfin le vote du budget primitif. L’ensemble de la préparation budgétaire mobilise les services et les élus durant 4 à 6 mois chaque année, du milieu de l’été jusqu’à l’hiver.

Au sein des administrations, la préparation budgétaire est une tâche chronophage et souvent pénible pour les services, qualifiée parfois l’été de “devoirs de vacances”, en raison de la multiplication des fichiers Excel et de la difficulté d’accès aux données des années précédentes. Et pour la direction financière qui consolide les budgets des services en un budget principal, un exercice long et périlleux, source d’erreurs, ou les agents doivent jongler avec différentes versions envoyées par email du budget de chaque service.

Nous avons développé Manty Budget pour répondre à ces différentes problématiques, fluidifier leur processus de préparation budgétaire, et remettre la réflexion stratégique – le projet pour l’année à venir – au centre des débats plutôt que de se laisser submerger par les difficultés techniques et reconduire les crédits de l’année précédente.

En quelques mots, pouvez-vous décrire les principales fonctionnalités de Manty Budget ?

Manty Budget, c’est tout d’abord une plateforme de préparation budgétaire collaborative. Greffée sur le logiciel financier de la collectivité, elle permet aux agents d’accomplir les différentes étapes de la préparation du budget à l’aide des données des années précédentes et de l’année en cours, mises à jour en temps réel.

Les différents services saisissent eux-mêmes leur budget sur la plateforme et y préparent leur argumentaire (un document expliquant pourquoi un tel montant est demandé) avec des indicateurs mis à jour automatiquement. La direction financière a, quant à elle, accès aux propositions, et peut les consulter en amont des conférences afin de les comparer, corriger les saisies, ou encore déplacer des inscriptions.

Enfin, les conférences d’arbitrages avec les élus s’effectuent sur la plateforme, ou ils peuvent facilement accepter ou mettre de côté une inscription ou un projet entier. Le budget est présentable par nature comptable ou par opération (politique publique), ce qui le rend plus lisible et donc facilite la prise de décision. Manty Budget possède également un système personnalisable de catégorisation des inscriptions, permettant de développer de nouveaux axes de lecture des propositions telles que la budgétisation verte, les dépenses contraintes, les sous-opérations, etc.

Le module fournit aussi des outils pour les Directeurs des finances, avec les grands équilibres budgétaires, des ratios comme le taux d’épargne, et la prise en compte des AP-CP et des plans pluriannuels d’investissement. Et il intégrera bientôt des fonctionnalités de prospective financière pour vraiment aider à se projeter dans le futur.

Ce type de solution, spécifiquement conçue pour le secteur public, est-il quelque chose de nouveau ? Les administrations devaient-elles composer avec des solutions plus généralistes jusqu’à présent ?
Oui complètement, il n’existe à l’heure actuelle pas d’autre “logiciel métier” pour la préparation du budget.

Les logiciels comptables existants ont souvent des fonctionnalités limitées quand il s’agit de faire son budget, et seul le DAF peut saisir les propositions des services : on n’est donc pas dans quelque chose de très inclusif pour les services. La préparation du budget se fait donc traditionnellement sur Excel, puis la direction financière saisit le budget voté dans son logiciel comptable.

Vous avez récemment communiqué sur un retour d’expérience de la collectivité Vals de Saintonge Communauté quant à son utilisation de votre solution Manty Budget. Quels étaient ses besoins et pourquoi cette collectivité a-t-elle fait appel à vous ?

Val de Saintonge Communauté, comme de nombreuses collectivités, avait un processus de préparation budgétaire hyper-centralisé au niveau de la Direction des Finances et dépendant de fichiers Excel. Le travail était long et fastidieux pour la Direction des Finances qui devait sortir des balances et produire des fichiers Excel spécifiques à chaque service; mais également pour les services qui devaient utiliser plusieurs outils Excel dont la version évoluait au fil de la préparation budgétaire.

L’intercommunalité souhaitait moderniser son processus de préparation budgétaire et a donc déployé Manty Budget sur un premier groupe de services pilotes en 2021, afin de déterminer si le module répondait à ses différentes problématiques.

Quelques mois après le déploiement, quels sont les bénéfices que Manty Budget apporte à Vals de Saintonge Communauté ?

L’expérimentation a été un succès. Les équipes, très motivées à l’idée de faire évoluer les processus, se sont emparées de l’outil avec assez de facilité et la préparation budgétaire a été plus fluide que les années précédentes. Globalement, elles ont échangé moins de mails et zéro fichier Excel – ce qui a réduit le nombre d’erreurs – et ont aimé avoir un accès facilité aux données des années précédentes. Le service des Finances a, quant à lui, gagné un temps précieux et a été séduit par les possibilités de visualisation des demandes de crédits des services.

Par conséquent, la collectivité a décidé de passer l’ensemble de ses services et budget sur le module Manty pour la préparation budgétaire 2023 !

Y a-t-il d’autres besoins en lien avec les services financiers des administrations auxquels les solutions Manty peuvent répondre ?

Le premier module que nous avons développé est Manty Décision, une solution de visualisation de données (BI) et de pilotage stratégique dédiée au secteur public. Les administrations et notamment les services financiers effectuent déjà un suivi des indicateurs financiers qui les intéressent dans leur logiciel comptable. Cependant, il est souvent compliqué de récupérer les informations sans extraction ni retraitement, ce qui rend la production d’indicateurs et leur mise à jour assez longue. De plus, les méthodes de calculs peuvent varier d’un agent à l’autre, et les multiples retraitements peuvent engendrer des erreurs. Manty Décision répond à ces problématiques en proposant une solution unique sur laquelle les tableaux de bord et indicateurs complexes sont mis à jour en temps réel. Et cela fonctionne clé en main, à titre d’exemple, les ratios de la Direction Générale des Finances Publiques sont déjà présents sur l’outil et n’ont plus qu’à être ajoutés à des tableaux de bord.

Et il y a un vrai sujet autour du partage de la donnée financière auprès des autres services, notamment l’exécution budgétaire, auquel répond la solution avec une interface facile à prendre en main et des tableaux de bord modèles. Le but est ici de simplifier l’accès aux données financières et de les “vulgariser” pour les services opérationnels, et in fine d’introduire une culture de gestion.

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